Warum Agenturen automatisieren sollten
Jede Agentur hat repetitive Workflows: Projektordner erstellen, wenn ein Deal abgeschlossen wird, Onboarding-E-Mails versenden, Status-Tracker aktualisieren, Teams über Deadlines benachrichtigen.
Diese Aufgaben dauern jeweils 5 Minuten — aber multipliziere das mit 20 Kunden und 50 Projekten, und du verlierst jede Woche Stunden.
Zapier und Make (ehemals Integromat) lösen das mit No-Code-Automatisierung.
Zapier: Einfach und zuverlässig
Zapier verbindet über 6.000 Apps mit einem einfachen Trigger-Action-Modell. Wenn dies passiert, tue das.
Stärken
- Einfachste Lernkurve — auch nicht-technische Teammitglieder können Automatisierungen erstellen
- Größte App-Bibliothek (6.000+)
- Hervorragende Zuverlässigkeit und Verfügbarkeit
- Großartiger Kundensupport
Schwächen
- Wird bei Skalierung teuer (19,99 $/Monat für 750 Aufgaben)
- Begrenzte Logik für komplexe Workflows
- Nur linear — keine Verzweigungen oder parallele Pfade in Basisplänen
Beste Anwendungsfälle für Agenturen
- Neuer Kunde → Slack-Kanal erstellen + Projektordner + PM-Projekt
- Rechnung überfällig → Erinnerungs-E-Mail senden + Account-Manager benachrichtigen
- Formular eingereicht → CRM-Kontakt erstellen + Willkommens-E-Mail senden
Make: Leistungsstark und visuell
Make nutzt eine visuelle Arbeitsfläche, auf der du Workflows durch das Verbinden von Modulen erstellst. Es unterstützt Verzweigungen, Schleifen und komplexe Datentransformationen.
Stärken
- Visueller Workflow-Builder — komplexe Automatisierungen leicht verständlich
- Fortgeschrittene Logik (Router, Iteratoren, Fehlerbehandlung)
- Deutlich günstiger bei Skalierung (9 $/Monat für 10.000 Operationen)
- Besser für Datentransformation und API-Arbeit
Schwächen
- Steilere Lernkurve
- Kleinere App-Bibliothek als Zapier
- Kann bei einfachen Automatisierungen überwältigend wirken
Beste Anwendungsfälle für Agenturen
- Komplexes Kunden-Onboarding mit bedingten Schritten
- Datensynchronisation zwischen mehreren Tools (CRM → PM → Rechnungsstellung)
- Individuelle API-Integrationen mit Kundensystemen
- Geplante Berichte und Datenaggregation
Welches Tool sollte deine Agentur wählen?
Wähle Zapier, wenn:
- Dein Team nicht technisch versiert ist
- Du einfache, zuverlässige Automatisierungen brauchst
- App-Abdeckung wichtiger ist als der Preis
Wähle Make, wenn:
- Du technisch versierte Teammitglieder hast
- Du komplexe, mehrstufige Workflows brauchst
- Du die Kosten bei Skalierung niedrig halten willst
- Du Datentransformationsfähigkeiten benötigst
So startest du
Der beste Ansatz: Beginne mit deinen drei nervigsten repetitiven Aufgaben. Baue zuerst dafür Automatisierungen, miss die eingesparte Zeit und erweitere dann schrittweise.
Die meisten Agenturen sparen mit nur 10–15 Automatisierungen 5–10 Stunden pro Woche. Bei Agentur-Stundensätzen ist das ein signifikanter ROI für ein 20–50 $/Monat-Tool.