Expensify

Expensify nimmt Agenturen den lästigsten Teil der Finanzverwaltung ab: die Spesenabrechnung. Mitarbeiter fotografieren Belege mit dem Smartphone, und die SmartScan-Technologie erfasst automatisch Betrag, Datum und Händler. Spesenabrechnungen erstellen sich praktisch von selbst, und Genehmigungsworkflows stellen sicher, dass alles ordnungsgemäß freigegeben wird.

Für Agenturen mit Mitarbeitern im Außendienst — sei es für Kundenmeetings, Messen oder Drehs — vereinfacht Expensify den Prozess erheblich. Die Integration mit Firmenkreditkarten automatisiert die Zuordnung von Transaktionen, und die Erstattungsabwicklung läuft direkt über die Plattform. Bei internationalen Projekten hilft die Multi-Währungs-Unterstützung, Belege in verschiedenen Währungen korrekt abzurechnen.

Deutsche Agenturen sollten prüfen, ob Expensify ihre spezifischen Anforderungen an Buchhaltungs-Integration und Belegarchivierung erfüllt. Die Kernfunktion — das Digitalisieren und Kategorisieren von Belegen — funktioniert hervorragend, aber die Anbindung an deutsche Buchhaltungssysteme erfordert oft Zwischenschritte. Als spezialisiertes Ausgabenmanagement-Tool ist Expensify dennoch eine Zeitersparnis für jedes Team, das regelmäßig Spesen abrechnet.